Сканированная проектная документация не прошла проверку формата при подаче на государственную экспертизу

При внесении изменений в проектную документацию по объекту строительства детского сада в городе Орле возникла проблема не с содержанием проектных решений, а с формой их представления для государственной экспертизы. Исполнитель передал исходную проектную документацию на бумажном носителе, а затем представил её в электронной форме для проведения экспертизы. Электронные файлы были сформированы путём сканирования бумажных документов.

Орловская организация государственной экспертизы указала на несоответствие такого способа формирования документов установленным требованиям к электронным материалам. В итоге ключевым для спора стал вопрос о том, кто должен был обеспечить подготовку документации в требуемом электронном формате и входили ли соответствующие действия в обязанности исполнителя по муниципальному контракту.

Что именно передавалось для корректировки проекта

Муниципальный контракт предусматривал внесение изменений в ранее разработанную проектную документацию по объекту «Строительство детского сада в микрорайоне № 6 г. Орла» (II этап строительства). В состав работ входили инженерные изыскания, изменения проектной документации, прохождение государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий, проверка достоверности определения сметной стоимости и подготовка рабочей документации.

Исходными материалами являлись ранее разработанные проектная документация и результаты инженерных изысканий, имевшие положительные заключения государственной экспертизы. В задании на внесение изменений прямо предусматривалась передача проектной документации и результатов инженерных изысканий в электронном виде в полном объёме для представления в орган государственной экспертизы.

Следовательно, электронная форма в данном случае не была второстепенным способом передачи файла заказчику. Она являлась частью установленного порядка выполнения работ и прохождения последующей экспертизы.

Как возникло замечание экспертизы

Для проведения государственной экспертизы исполнитель представил документацию в электронной форме. Однако документы были сформированы посредством сканирования документов на бумажном носителе.

На момент выполнения работ действовали требования приказа Минстроя России от 12 мая 2017 года № 783/пр, согласно которым электронные документы, представляемые для государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий и для проверки достоверности определения сметной стоимости, должны формироваться способом, не предусматривающим сканирование документа на бумажном носителе.

Именно это обстоятельство стало основанием для замечания со стороны АУ ОО «Орелгосэкспертиза». При этом спор касался не исправления какого-либо архитектурного или конструктивного решения, а соблюдения установленного требования к электронному виду документации.

Почему вопрос о формате оказался частью результата работ

Исполнитель ссылался на то, что первоначальная документация существовала на бумаге и технически не могла быть просто преобразована в надлежащий редактируемый электронный документ. Он также утверждал, что повторное изготовление исходной проектной документации фактически означало бы её ручное воспроизведение, которое, по его мнению, не входило в предусмотренные контрактом обязанности.

Суд оценивал этот довод не изолированно, а вместе с условиями контракта и задания на внесение изменений. В них были определены требования к электронной форме документации и обязанность исполнителя обеспечить прохождение государственной экспертизы.

Кроме того, контракт предусматривал, что расходы исполнителя, связанные с получением положительных заключений, включаются в цену муниципального контракта. Исполнитель также должен был действовать от имени заказчика при заключении и исполнении договоров на проведение государственной экспертизы и проверки достоверности определения сметной стоимости.

Как документы определили обязанности сторон

В рассматриваемой ситуации важным стало последовательное сопоставление нескольких документов.

• Исходная проектная документация и результаты инженерных изысканий определяли материал, в который требовалось внести изменения.
• Ранее полученные положительные заключения экспертизы подтверждали исходный статус документации и результатов изысканий.
• Муниципальный контракт определял состав конечного результата и обязанности исполнителя.
• Задание на внесение изменений требовало представить документацию в электронной форме в полном объёме для государственной экспертизы.
• Приказ Минстроя № 783/пр определял допустимый способ формирования электронных документов.
• Замечание государственной экспертизы фиксировало несоответствие представленных материалов установленному формату.
• Акт передачи проектной документации в электронном виде подтверждал передачу документации заказчику и имел значение в контексте исполнения контракта.

Таким образом, проблема возникла на стыке содержания договора, требований к цифровой форме документации и фактического способа подготовки файлов. Если проверять только содержание проектных разделов и не анализировать условия передачи результата, подобная проблема может остаться незамеченной до подачи документов в экспертизу.

Что установил суд о профессиональной обязанности исполнителя

Арбитражный суд Орловской области исходил из того, что исполнитель являлся профессиональным участником соответствующего рынка и обладал специальными знаниями в области архитектурно-строительного проектирования.

Суд установил, что условия муниципального контракта и задания заранее определяли необходимость представить документацию в электронной форме, соответствующей требованиям для прохождения государственной экспертизы. Поэтому довод о невозможности надлежащего представления документации из-за её первоначального бумажного вида не был принят как основание для освобождения исполнителя от предусмотренной контрактом обязанности.

Существенным было и то, что замечание относилось к формату электронных документов, а не к тому, что заказчик не передал исходные материалы или не создал возможность для выполнения работ. Суд установил, что исходная проектная документация и результаты инженерных изысканий были переданы исполнителю, а требования к их последующему электронному представлению были предусмотрены контрактом.

Почему эту ситуацию важно учитывать при проверке проектной документации

Проектная документация для целей экспертизы должна рассматриваться как результат, пригодный для предусмотренного договором и нормативными требованиями использования. Формально существующий комплект чертежей и текстовых материалов ещё не означает, что он подготовлен в форме, позволяющей принять его в предусмотренной процедуре.

Для заказчика это означает необходимость проверять не только содержание разделов, но и требования к конечному формату передачи документации. Особенно это актуально при работе с ранее разработанными материалами, когда исходный комплект существует на бумаге, а контракт предусматривает его корректировку и последующее представление исключительно в электронной форме.

В такой ситуации до начала работ следует установить, кто отвечает за преобразование исходных материалов в требуемый формат, каким способом должны формироваться электронные документы, какие требования предъявляются к возможности их обработки и какие документы подтверждают надлежащую передачу результата.

Как снизить риск отказа из-за технического представления

Практическую проверку можно построить по цепочке: исходная документация → условия контракта → требования к электронной форме → способ формирования файлов → подача в экспертизу → замечания → устранение замечаний.

Особенно важно сопоставить дату заключения контракта и дату подачи документов с нормативными требованиями, действовавшими именно в этот период. Нельзя автоматически применять к исторической ситуации более поздние правила или современные способы подготовки файлов.

Если в контракте предусмотрено получение положительного заключения экспертизы как часть конечного результата, требования к форме передаваемой документации приобретают практическое значение наравне с требованиями к её содержанию. Проверка на этом этапе позволяет обнаружить проблему до подачи комплекта в экспертную организацию, когда исправление обычно требует меньше времени и организационных ресурсов.

Практический вывод для заказчика

При корректировке ранее разработанной проектной документации необходимо заранее проверить, пригоден ли исходный комплект для выполнения всех последующих процедур, предусмотренных контрактом. Если результат должен поступить в государственную экспертизу в электронной форме, это требование следует рассматривать как часть результата работ, а не как техническую формальность после завершения проектирования.

Рассмотренная ситуация показывает также значение точного распределения обязанностей. Когда контракт возлагает на исполнителя подготовку документации, подачу её на экспертизу и устранение замечаний, профессиональный риск несоответствия установленному формату может относиться к его сфере ответственности. Конкретный вывод, однако, определяется условиями соответствующего договора и документами конкретного проекта.

Источник практики

Арбитражный суд Орловской области, решение от 3 июня 2021 года по делу № А48-139/2021. В материалах спора исследовались муниципальный контракт на внесение изменений в проектную документацию по объекту «Строительство детского сада в микрорайоне № 6 г. Орла» (II этап строительства), задание на внесение изменений, требования к электронному представлению документации и замечание АУ ОО «Орелгосэкспертиза» о способе формирования электронных документов.

Материал подготовлен на основе открытых источников и не является описанием проекта нашей компании. Рассмотренная ситуация относится к конкретному контракту и действовавшим в соответствующий период требованиям к электронной форме проектной документации.